Qual o custo do seu processo livre de Muda?

Vou começar este artigo com um clichê, mas que é sempre válido relembrar: devemos entregar valor o quanto antes para nossos clientes e maximizar o ROI! O valor é definido pelo cliente, logo que resolvemos uma situação, um problema. Mas se o cliente define o valor, nós precisamos produzi-lo. E nesse momento algumas perguntas surgem: como estamos produzindo valor? Quais os desperdícios encontrados em nossa cadeia? A forma como produzimos é realmente a melhor?

É claro que neste artigo não vamos apresentar respostas para estas perguntas, até porque seria muita pretensão dizer que as tenho, mas podemos levantar alguns pontos que poderão nos ajudar a entender melhor como funciona nosso processo produtivo.

Temos muitos bons exemplos da aplicação do Lean na indústria, os desperdícios muitas vezes são visíveis e conseguimos com certa facilidade parar a linha para corrigi-los. Sabemos que na indústria o ideal é solucionar o problema logo que ele aparece, e sempre buscando a causa raiz, com o objetivo de que o problema não se repita. Já no ambiente de um escritório de serviços, a identificação dos desperdícios nem sempre é aparente. O problemas ficam engavetados e muitas vezes restritos a cabeça das pessoas que fazem parte do processo.

Umas das primeiras ações que devemos atentar é se a aplicação do Lean nos escritórios está alinhada aos objetivos estratégicos da organização. Lean não consiste em aplicação de ferramentas. Fazer um 5S no seu ambiente de trabalho não tornará a sua empresa enxuta. 5S é uma etapa muito importante e se você não consegue passar pelo 5S, você não consegue ser Lean.

Ainda no contexto da organização, não é recomendado que as mudanças sejam feitas de forma isolada. O contexto para a mudança deve ultrapassar as barreiras funcionais, levando-se em consideração o fluxo do processo, e a eliminação do conceito de silos. O processo é da organização, é não será muito relevante se um ou dois setores trabalharem muito bem e os demais tiverem um desempenho ruim. Nosso processo flui na velocidade do nosso elo mais fraco.

Descendo um nível, outra etapa importante é observar. Precisamos entender como o processo funciona, quais as restrições, onde começa e onde termina, por onde passa, o processamento das informações e o principal: focar primeiro nos processos-chave da organização.

Com o fluxo atual definido é a hora de se debruçar nas melhorias e na eliminação de desperdícios (muda – qualquer atividade humana que absorve recursos e não cria valor). Buscamos com isso responder: qual o custo do seu processo livre de muda?

Identificar e remover desperdícios é uma atividade contínua. Processos evoluem na medida em que a organização vai ganhando maturidade e novos processos são necessários para atender as mudanças no mercado. O trabalho padronizado é a chave da melhoria contínua (kaizen).

Ao padronizarmos os nossos processos, vamos identificar o “como” fazemos as coisas e nestes casos tanto o resultado, quanto à forma são importantes. Para simplificar o trabalho, precisamos padronizar. Em um processo pouco definido, as etapas e os detalhes não são conhecidos, sendo que o “como fazer” está dentro de cada ator ou setor. Quando estabelecemos padrões, tornamos os resultados mais previsíveis e passíveis de obtermos métricas e analisar a qualidade.

Quando temos os nossos processos conhecidos e padronizados, as oportunidades de melhoria surgirão. Os eventos kaizen podem ser utilizados em qualquer processo e consiste basicamente em observar, medir e mudar. O foco destes eventos é acelerar a aplicação de técnicas de melhoria contínua em uma área específica com o objetivo de resolver problemas ou implementar soluções.

Esta transformação não ocorre da noite pro dia. Precisamos incorporar a filosofia Lean em toda a organização e é essencial ouvirmos aqueles que de fato fazem o trabalho.

No próximo artigo falaremos sobre os 5 passos para realizarmos um evento kaizen. Até lá!

Sobre o autor

Rodrigo Zambon

Sólida experiência em Metodologias Ágeis e Engenharia de Software, com mais de 15 anos atuando como professor de Scrum e Kanban. No Governo do Estado do Espírito Santo, gerenciou uma variedade de projetos, tanto na área de TI, como em outros setores. Sou cientista de dados formado pela USP e atualmente estou profundamente envolvido na área de dados, desempenhando o papel de DPO (Data Protection Officer) no Governo.