1-2-4-Todos – Uma poderosa técnica para melhorar seus eventos Scrum – Rodrigo Zambon

Liberating Structures são 33 microestruturas que permitem envolver as pessoas em um grupo. Desde extrovertidos a introvertidos, e de líderes até seguidores. Nesta série de postagens, vamos mostrar como o uso das “Liberating Structures” podem ser aplicadas para aprimorar os seus eventos Scrum. Deixe de lado os post-its e os quadros brancos por um momento, e explore novas ideias de facilitação.

1-2-4-Todos é uma das técnicas de facilitação mais aplicadas da coleção Liberating Structure. Em 12 minutos você pode envolver todos simultaneamente na geração de perguntas, ideias e sugestões. Independentemente do tamanho do grupo, você envolverá todos os indivíduos na busca de respostas. Utilizamos esta técnica para nossos treinamentos com 12 participantes, mas também durante seminários com mais de 100 pessoas. A técnica desenvolve conversas abertas e levanta idéias e soluções de forma rápida. O importante são as ideias geradas pelos participantes, que tornará mais fácil o acompanhamento e a implementação.

Nenhuma estratégia de adesão é necessária, simples e elegante!

Neste post, explicaremos o conceito de auto-reflexão e compartilharemos exemplos de como aplicamos 1-2-4-Tudo dentro dos treinamentos Scrum.

Auto-reflexão silenciosa

Uma das partes mais poderosas de 1-2-4-Todos é capturada no 1 minuto de auto-reflexão silenciosa. Durante este minuto, os participantes são convidados a refletir sobre um desafio compartilhado enquadrado como uma questão, por exemplo:

Que oportunidades você vê para fazer progresso nesse desafio?
Como você lidaria com essa situação?
Que ideias ou ações você recomenda?

Tomar tempo para a auto-reflexão silenciosa não é uma prática muito comum em reuniões ou workshops. Muitas vezes uma ou duas pessoas estão falando e o resto está ouvindo. Ou grupos menores estão trabalhando uns com os outros e conversando continuamente, o que também está certo. No entanto, antes de mergulhar em uma conversa sobre um determinado desafio, levar algum tempo para uma auto-reflexão silenciosa é muito útil.

Dá tempo de você se decidir. O que você acha? Como você lidaria com esta situação.

A auto-reflexão silenciosa deve ser feita com todo o grupo, simultaneamente. Como facilitador, esse é um desafio. As pessoas podem considerar o silêncio um pouco estranho e começar a fazer barulho ou a rir nervosamente, o que distrai os outros. Portanto, separe um bom tempo para explicar o propósito e a importância da primeira parte de 1-2-4-Todos. Se você fizer isso bem feito, você criará um silêncio confortável em que a auto-reflexão silenciosa levará às primeiras ideias para lidar com o desafio em questão!

Usos com o Scrum

Utilizamos 1-2-4-Todos para uma série de aplicações, dentro e fora do Scrum:

Como parte de um treinamento Scrum para ajudar a definir as metas de aprendizagem. Use o primeiro minuto de auto-reflexão para pensar em objetivos de aprendizagem pessoal. Compartilhe seus objetivos de aprendizagem em pares e posteriormente em um quarteto. Após 10 minutos, os objetivos já refinados são discutidos em grupo, como um todo.

Durante a Daily Scrum. A maioria das equipes Scrum usam a Daily Scrum para compartilhar o que fizeram ontem para ajudar a equipe de desenvolvimento a atingir o objetivo da Sprint. O que eles farão hoje e se tem algum impedimento para o desenvolvimento do trabalho. Embora o uso dessas perguntas seja apenas uma recomendação, a maioria das equipes se apega a isso. Eu trabalhei com uma Equipe Scrum que simplesmente respondeu a pergunta “qual seria o melhor resultado que conseguimos alcançar hoje?” e seguindo as etapas 1-2-4-Todos, definiram um plano para as próximas 24 horas.

Durante uma Retrospectiva em toda a empresa com participantes que costumavam ser excessivamente influenciados por seu líder. Com 1-2-4-Todos nós asseguramos que todos os envolvidos, as vozes e opiniões sejam ouvidas e apreciadas.

Como parte da Sprint Review para reunir comentários sobre o incremento, adaptar o Backlog do produto, inspecionar as prováveis datas de conclusão e analisar as mudanças do mercado e o potencial uso do produto.

Durante a Retrospectiva da Sprint para inspecionar como foi a Sprint em relação a pessoas e relacionamentos, também para descobrir como tornar o próximo Sprint mais agradável e adaptar a definição de “Pronto” para aumentar a qualidade do produto.

Como um exercício de abertura de um grande seminário. Convidamos mais de 250 pessoas para refletir sobre a questão “Como é um Scrum Master no cargo de gerência?”. Depois de ter discutido todos os resultados em pares e no grupo de quatro pessoas, discutimos os principais pontos com o grupo. Em poucos minutos, todo o grupo estava comprometido e energizado!

Para obter feedback (perguntas, comentários e idéias) após uma apresentação. Não faça as “perguntas” usuais, em vez disso use 1-2-4-Todos para obter feedback mais rico.

Para redesenhar uma reunião semanal chata com a administração.

Para resolver um problema ou uma oportunidade de inovação; 1-2-4-Todos oferece uma estrutura clara para discutir o desafio em questão.

Passo para usar essa estrutura

Comece com 1 minuto de auto-reflexão silenciosa por parte de indivíduos em um desafio compartilhado, enquadrado como uma pergunta;
Utilize 2 minutos para gerar ideias em pares, baseando-se em idéias de auto-reflexão;
Crie grupos de quatro pessoas e use 4 minutos para compartilhar e desenvolver ideias que você tenha discutido com seu par. Observe semelhanças e diferenças.
Utilize 5 minutos para compartilhar as idéias se perguntando “Qual a idéia que se destacou em sua conversa?”. Cada grupo compartilha uma idéia importante. Repita o ciclo conforme necessário.

Figura extraída de: http://www.liberatingstructures.com/1-1-2-4-all/

Utilizar junto com outras estruturas

Uma das principais características das Liberating Structures é que eles podem ser facilmente combinados para criar programas para workshops ou treinamentos inteiros. As opções são infinitas:

Comece com Impromptu Networking para introduzir um tema e facilite uma reflexão mais aprofundada com 1-2-4-Todos;
Use 1-2-4-Todos para discutir as questões na parte final das Appreciative Interviews
Use as idéias de pontuação mais altas com 25/10 Crowd Sourcing como entrada para a 1-2-4-Todos ou Open Space Technology para traduzir idéias acionáveis em planos de ação;

Dicas

Seja firme na auto-reflexão antes das conversas em duplas;
Convide todos a escrever suas idéias durante a auto-reflexão silenciosa;
Use um sinal para anunciar as transições;
Seja preciso no tempo, faça outras rodadas se necessário;
Em grandes grupos na hora do “TODOS”, limite o número de ideias compartilhadas para 3 ou 4;
Convide cada grupo para compartilhar informações únicas;
Faça idéias visuais; use sua imaginação;
Durante a fase do grupo, mantenha apenas uma conversa por vez;
Experimente essa variação: passe de 4 para de 8 pessoas nos grupos com o consenso em mente.

Fechamento

Neste artigo, compartilhamos exemplos de como aplicar o 1-2-4-Todos dentro dos nossos compromissos e cerimônias do Scrum. Estamos sempre felizes em ouvir suas experiências de sugestões.

Tradução: Rodrigo Zambon
Texto Original: https://www.linkedin.com/pulse/powerful-technique-improve-your-scrum-events-barry-overeem/

Sobre o autor

Rodrigo Zambon: Sólida experiência em Metodologias Ágeis e Engenharia de Software, com mais de 15 anos atuando como professor de Scrum e Kanban. No Governo do Estado do Espírito Santo, gerenciou uma variedade de projetos, tanto na área de TI, como em outros setores. Sou cientista de dados formado pela USP e atualmente estou profundamente envolvido na área de dados, desempenhando o papel de DPO (Data Protection Officer) no Governo.